Le Responsable administratif, financier et logisticien assure la coordination pays sur tous les aspects administratifs, logistiques, ressources humaines et financiers des programmes de Solthis (en lien avec le RAF et la RRH au siège). Il s’assure de la cohérence, de l’harmonisation et de l’appropriation par les équipes des procédures administratives de Solthis en Guinée. Basé à Conakry et sous la responsabilité du Chef de Mission, il encadre l’équipe administrative et logistique de la mission (Conakry et Boké).

Comptabilité Finance

• Élaborer et suivre les budgets
  
• Etablir la comptabilité (supervision, contrôle de la saisie, inventaires des caisses et coffre….)
• Elaborer la demande trésorerie tous les trimestres et suivre la trésorerie de la mission
  
• Procéder au retrait à la banque
  
• Vérifier les relevés bancaires et faire le rapprochement bancaire
  
• Rédiger les rapports financiers (y compris différents bailleurs de fonds) sous la supervision du RAF siège
  
• Transmettre les documents comptables au chef de mission et au siège tous les mois
  

Ressources humaines

• Participer au recrutement du personnel national : rédaction et diffusion des offres d’emploi, recueil des candidatures, planification des entretiens, participation aux entretiens, réponses)
  
• Elaborer et suivre les contrats de travail/avenants et vérifier la mise à jour des dossiers individuels du personnel
  
• Vérifier la paie, le suivi des déclarations sociales et le paiement aux organismes
• Valider et vérifier le suivi les congés
  
• Organiser les séjours professionnels du personnel : visas, déplacements, logement…
  
• Mettre les documents Solthis en conformité avec la législation locale et effectuer la veille juridique
  
• Gérer le suivi disciplinaire et les fins de contrat

Encadrement d’équipe

• Animer et former l’équipe administrative et logistique
  
• Fixer les objectifs et mener l’évaluation du personnel étant sous sa supervision
  

Administration / Secrétariat

• Gérer les contrats, accords, agréments et autres documents
  
• Assurer le suivi des assurances (maison, véhicules…)
  
• Effectuer les démarches administratives auprès des partenaires, des financeurs et des autorités locales
  

Logistique

• Superviser l’organisation des événements
  
• Garantir le respect des procédures d’achat
  
• Assurer le suivi des éventuelles réhabilitations/constructions de bâtiments dans le cadre des activités : prospection d’artisans, suivi périodique et rédaction de procès verbaux…
  
• S’assurer du bon fonctionnement des systèmes de communication, de leur utilisation et formation éventuelle des personnes utilisatrices : Internet, téléphone satellitaire, radios HF et VHF
• Superviser l’intendance du bureau et des logements : entretien et approvisionnement en consommables, entretien du matériel informatique, réparations diverses
  
• Superviser la Préparation et distribution des per diem, etc.
  
• Superviser la gestion du parc de véhicules : suivi des consommations, maintenance/entretiens, document légaux (carte grise, assurances), planning des mouvements
  
• Suivi des inventaires et des stocks
  

Sécurité en lien étroit avec le Chef de sécurité

• S’assurer de l’application, par tous, des mesures concernant la sécurité
• Effectuer le briefing sécurité du personnel de Solthis en lien avec le Chef de mission
• Organiser les éventuelles évacuations
• Actualiser le guide de sécurité
  

Communication et Reporting

• RH, Financier, sécurité et logistique au siège (mensuel et annuel)
  
• Communication : rôle de fédérateur de la base : organisation de réunions avec l’équipe, transmission des informations d’absences, organiser le back up de chacun lors des absences

Formation 

• Diplôme supérieur en finance-comptabilité et/ou logistique

Expérience

• Idéalement 2 ans en ONG internationale sur le même type de poste

Compétences requises

• Gestion comptable et financière
  
• Gestion des Ressources Humaines
  
• Encadrement d’équipe
  

Langue : Français

Qualités :

• Autonomie
  
• Rigueur
  
• Sens de l'organisation
  
• Diplomatie
  
• Confidentialité

Statut : Salarié ou volontaire selon profil

Durée du contrat : 1 an, renouvelable

Prise de fonction : mi janvier 2012

Salaire/Indemnités : selon expérience + package (assurance santé, transport, logement individuel, per diem).

Documents à envoyer : CV + LM + dates de disponibilité à recrutement@solthis.org 

NB : En raison du contexte de transition du pays, ce poste n’est pas ouvert à un départ en famille.